Stadmaken is niet standaard. Voorkom Kafka in de samenwerking

Geen ruimte voor een wormenhotel, maar wel voor schots en scheefstaande scooters en verlichte reclameposters? Een eigen ateliercomplex huren waar je vervolgens een groot deel van de tijd als beheerder werkt in plaats van als kunstenaar. En anderzijds verschillende ambtelijke diensten die moeten omgaan met bestaande wetten en regels, de keuzes op korte en middellange termijn die bestuurders moeten maken, en de toenemende druk op de ruimte in Den Haag.

Dit zijn twee voorbeelden van kafkaëske situaties die onbedoeld ontstaan. De vraag hoe hieruit te komen, stond centraal tijdens het Kafka-café dat Platform STAD op 16 maart 2023 op verzoek van de gemeente Den Haag in De Helena organiseerde. Twee initiatieven deelden hun ervaringen, betrokken ambtenaren lichtten hun overwegingen, rol en speelruimte toe.

(Live) communicatie is kernfactor

Bij beide casussen bleek communicatie een kernfactor. Om Kafka te voorkomen is in de eerste plaats een gevoel van wederzijdse betrokkenheid nodig, het gevoel dat je naast elkaar staat. Met begrip voor de wederzijdse positie en speelruimte van initiatief, politiek speelveld, beleidsmaker en uitvoerder/handhaver. Elkaar live spreken of op locatie komen kijken, werkt dan het beste. Veel beter dan via schriftelijke of digitale communicatie. Zeker bij cases die niet binnen de standaard structuren of werkwijze van professionele organisaties als de gemeente vallen.

Deel ervaringen, kansen en hindernissen

Maar ook het delen van ervaringen tussen initiatieven en potentiële hindernissen, zowel voor initiatiefnemers, ambtenaren en andere organisaties, draagt bij. Welke regels, handboeken en standaardiseringen zijn er en waarom zijn ze er? Wie beslist hierover? En kan daarbinnen en daarbuiten naar speelruimte worden gezocht wanneer regels tot Kafkaëske situaties leiden? Een helder kader en weten wat je mag verwachten helpt, zowel voor wie pas begint als voor wie de wegen al goed kent.

Noodzaak maken keuzes wegens toegenomen ruimtelijke druk én ruimteclaims toelichten

Daarnaast moet iedereen zich realiseren dat de druk op Haags vastgoed en de openbare ruimte steeds meer toeneemt, terwijl de stad voller en voller wordt. Geef hier als betrokkenen meer inzicht in. Maak zichtbaar welke keuzes worden gemaakt en waarom – dat geeft meer begrip bij initiatieven die afgewezen worden. En geef meer bekendheid voor (creatieve) oplossingen om Kafka te voorkomen, zoals wielen onder een wormenhotel of het uitbreiden van huurcontracten van ondernemers met een paragraaf over het gebruik van aanpalende openbare ruimte. Ook is er recent een meerjarig, integraal huisvestingsplan voor al het vastgoed van de gemeente gekomen. Dat geeft meer overzicht en maakt het beter mogelijk de totale vastgoedvoorraad van de gemeente slim in te zetten voor de diverse belangen en toenemende ruimtevragen van verschillende initiatiefnemers (bijvoorbeeld culturele organisaties of bewonersinitiatieven) en ondernemers. En binnen het broedplaatsenbeleid wordt inmiddels coaching aangeboden zodat initiatiefnemers niet worden verrast wanneer ze het beheer van een kunstenaarsatelier of broedplaats op zich nemen.

Stem gemeentebeleid eerst intern af

Naast deze externe communicatie, mogen ook afdelingen binnen de gemeente vroegtijdig onderling beter op elkaar afstemmen: Subsidie voor verduurzamingsinitiatieven kan haaks staan op het doel om de overvolle openbare ruimte niet nog verder te vullen. Wees hier intern al alert op, en ondervang het zo snel mogelijk wanneer wethouders verschillende signalen naar buiten gaan communiceren. Onduidelijkheid veroorzaakt veel Kafka.

Casus #1: Ateliercomplex WD4X

Matthias König start de avond met een presentatie over ateliercomplex WD4X. Het complex ligt aan het Willem Dreespark, bestaat sinds zes jaar en wordt door drie collectieven gezamenlijk beheerd. De collectieven huren, via een overkoepelende stichting, gezamenlijk van de gemeente. Deze vraagt via haar broedplaatsenbeleid een betaalbare maatschappelijke huurprijs. Wel ligt het volledige pandbeheer bij de collectieven. De tijdsinvestering in beheer bleek voor de collectieven vele malen groter dan zij aan de start verwachtten. In andere steden wordt vaker gekozen voor het aanbieden van een beheerorganisatie door de gemeente. Tegelijkertijd zijn de vierkante meterprijzen daar om die reden vaak hoger.

Matthias is blij met de totstandkoming van WD4X. De gemeente verhuurt hen het pand voor een betaalbare maatschappelijke kale huurprijs en heeft hen, samen met STROOM, financieel ondersteund in de beginfase. Zo kon er worden verbouwd, gerenoveerd, verduurzaamd en kon het ateliercomplex groeien als organisatie en in ledenaantal. Vandaag is WD4X een financieel gezonde en stabiele organisatie waar ruim vijftig kunstenaars en artiesten ruimte hebben om te werken. Tegenvallers waren er ook. De collectieven hadden bijvoorbeeld vaak een gevoel van ontbrekende betrokkenheid vanuit de gemeente. Protocollen leken nogal eens belangrijker dan het slagen van het project en bij elk overleg is verantwoording en uitleg nodig. Naast de tijd die het pandbeheer kost, komen er ook veel verantwoordelijkheden bij kijken waar ze niet voldoende vanaf wisten of hadden beseft (zoals brandveiligheid, BHV, onderhoud van diverse installaties).

De investeringen in het pandbeheer die de kunstenaars hebben gedaan, maken dat ze zich nu meer zorgen maken over de lange termijn. WD4X is een succes en dat maakt volgens Matthias de investeringen sowieso waard. Maar het succes zou nog groter voelen wanneer er garantie is dat het pand op zijn minst voor de komende twintig jaar door de collectieven kan worden gebruikt in de huidige functie. De projecten moeten blijvend worden ondersteund, en coaching in kennis, betrokkenheid en geloof in de projecten zijn daarbij cruciaal.

De gemeente draagt op diverse manieren bij aan die investeringen, licht Frans Morera (gemeentelijke vastgoedorganisatie, CVDH) toe. Hij en Bob Matulessy (broedplaatsbeleid, OCW) geven vanuit hun perspectief een reactie op de casus. “Je investeert niet met de gedachte het complex over een aantal jaren weer geheel te veranderen,” al probeer je als gemeente wel flexibiliteit te houden naar de toekomst voor het geval er voor de gemeente eventuele andere ontwikkelingen spelen in het gebied rondom het vastgoed, waardoor eventueel andere keuzes moeten worden gemaakt. Daarom worden er over het algemeen huurovereenkomsten gesloten met termijnen van telkens vijf jaar, zodat er vanuit de gemeente voldoende flexibiliteit is om in te kunnen spelen op actueel beleid of ontwikkelingen in het gebied. Vanuit de zaal wordt aangegeven dat de politiek de keuze kan maken om de huurtermijnen voor panden uit de OCW-vastgoedportefeuille te verlengen. Wat betreft flexibiliteit heeft dat weinig risico, kunstenaarscollectieven willen vaak lang op een locatie blijven.

Ook de toewijzing van vastgoed van de ene naar de andere gemeentelijke beleidsinvulling kan tot problemen leiden. Uit het publiek komt een vraag over Helicopter, een kunstcollectief dat in een pand van OCW aan de Beatrijsstraat zat. Het pand is recent overgedragen voor een andere Economische beleidsinvulling: Het huisvesten van kleinschalige bedrijvigheid. Hierdoor veranderen voorwaarden zoals de huurprijs en doelgroep. Kan Helicopter, indien het collectief weer wil gaan huren aan de Beatrijsstraat, na transformatie van het pand voor kleinschalige bedrijvigheid (Economie) überhaupt nog voortbestaan?

Dit schuiven van vastgoed tussen verschillende portefeuilles brengt het gesprek op het beperkt beschikbare aanbod van cultureel-maatschappelijk vastgoed en de toenemende hoeveelheid verzoeken om ruimte in een steeds vollere stad. De ruimtevraag naar goedkope atelierruimte concurreert met die naar betaalbare werkruimte, buurthuiskamers, etc. Om hier door de gemeente op de langere termijn beter op te sturen is er sinds kort een integraal huisvestingsplan voor Cultuur dat iedere vier jaar wordt herzien op de actuele situatie en aangepast wordt aan eventueel nieuw beleid of urgenties. In het plan wordt gewerkt met zogenaamde referentienormen: De verwachtte groei van het aantal inwoners in de stad bepaalt mede hoeveel vierkante meter er de komende jaren nodig is voor verschillende voorzieningen in de stad, dus ook het aanbod van cultuurpanden. Wat nodig is, betekent niet dat de ruimte ervoor is. Daarvoor worden omgevingsplannen gemaakt waarin staat hoe een gebied in te richten en worden met diverse partijen gesproken (projectontwikkelaars, woningcorporaties etc.). De hoeveelheid benodigde ruimte voor bijvoorbeeld cultuur wordt voor de komende tien jaar bepaald en tussentijds aangepast, elke vier jaar komt geld beschikbaar. Omdat huisvesting van diverse gemeentelijke beleidsdoelgroepen een verantwoordelijkheid is van verschillende diensten in samenwerking met de vastgoedorganisatie, zijn er diverse wethouders betrokken. Aan initiatiefnemers wordt aanbevolen om de uitdagingen rondom de diverse ruimteclaims op het niveau van de betrokken wethouders voor te leggen, of het vraagstuk aan de raad voor te leggen.

In de afgelopen jaren zijn er voor ateliercomplexen ook andere ontwikkelingen ingezet. Er is coaching vanuit de broedplaatsenmakelaar en in het bestaande netwerk zit veel (ervarings)deskundigheid. Ook wordt vanuit de gemeente een website opgezet waar ervaringen en struikelblokken rondom het broedplaatsenbeleid worden gedeeld.

Het creëren van een aparte beheerorganisatie (zoals in diverse andere gemeenten bestaan) tussen kunstenaars, broedplaatsen (huurders) en gemeente (eigenaar van het vastgoed) lijkt een aantal deelnemers geen goed idee – het vermindert eigenaarschap en vrijheid en is kostbaar. WD4X zoekt momenteel zelf naar een oplossing met een tijdelijk betaalde “manager” die zoekt naar een vorm waarin alle collectiefleden een gelijkwaardige bijdrage kunnen leveren aan het beheer van het pand.

Een laatste suggestie door het publiek: Is het denkbaar dat er een zorgplicht vanuit de gemeente richting collectieven komt voor bijvoorbeeld tien jaar? Deze termijn overstijgt de veranderingen binnen het vastgoedbeleid en doet recht aan de investeringen van huurders; De gemeente hanteert nu in het algemeen huurtermijnen van vijf jaar, die telkens voor vergelijkbare termijnen worden verlengd. Een “dit is nu eenmaal standaard beleid” hoeft niet te betekenen dat er voor een (cultuur)pand geen langdurige afspraken zijn te maken om de huurder meer perspectief te geven.

Bekijk hier de presentatie van Matthias

Casus #2: Wormenhotel

Voor de tweede casus neemt initiatiefnemer Elisa Mutsaers van Bewonersvereniging Rondom het Plein ons mee naar de entree van het Haagse centrum waar de bewoners ministeries, clubs en horeca als buren hebben. Een plek met veel steen, weinig groen. Voor bewoners was dit in 2019 een goede reden voor een buurtontbijt met een groene insteek. Rowin Snijder van Le Compostier sloot zich hierbij aan en bracht een “wormenhotel” (compostbak) mee. Zo ontstond in 2019 het plan om juist in deze wijk zo’n hotel te plaatsen waar twintig huishoudens hun GFT kwijt zouden kunnen – groenafval wordt niet in deze wijk opgehaald.

Elisa besluit dit met medebewoonster Margo Smit op te pakken. Zowel landelijke als Haagse subsidieverleners zijn enthousiast en kennen een bijdrage toe. De vraag komt vervolgens op of een vergunning nodig is voor plaatsing van het wormenhotel. Dat blijkt het geval: Een vergunning voor het gebruik van de openbare weg is nodig. De reactie op de aanvraag is als volgt: “Als de gemeente niet kan instemmen met de door u uitgekozen plek, neemt ze contact met u op voor nader overleg om gezamenlijk een andere locatie te vinden.”

In gesprek met Otto den Ouden (Hoofd van de beleidsafdeling van de dienst Stadsbeheer), Ruud Ridderhof (toenmalig lid Adviescommissie Openbare Ruimte (ACOR)), initiatiefnemer Elisa Mutsaers en het publiek wordt het vervolgtraject na die reactie uitgebreid besproken en bevraagd. Plaatsing van een wormenhotel staat niet beschreven in het Handboek Openbare Ruimte. De ACOR (Adviescommissie Openbare Ruimte) toetst initiatieven aan de hand van dit Handboek. De locatie van het wormenhotel ligt midden in prioritair gebied (hoofdroute in het Centrum). Op basis daarvan wordt negatief geadviseerd door de ACOR. Naar dit advies wordt de vergunningsaanvraag geweigerd. Gesuggereerd wordt of het hotel niet in een binnentuin kan worden geplaatst. De wijk kent echter geen binnentuinen – groene plekken, tuintjes zijn er zo goed als niet. Een parkeergarage anders? Dit is volgens de initiatiefnemers echter geen logische plek voor een compostbak. Zij maken bezwaar tegen de geweigerde vergunning, waarna er een bespreking plaatsvindt met de Adviescommissie Bezwaren. Tijdens deze zitting besluiten de bewoners en betrokken ambtenaren samen op zoek te laten gaan naar een geschikte plek. Uiteindelijk heeft de bewonersvereniging een wormenhotel gemaakt op wielen omdat daar geen vergunning voor hoeft te worden aangevraagd. Dit mobiele hotel heeft inmiddels aan meerdere wijken een bezoek gebracht. Voor de initiatiefnemers is er uiteindelijk toch een ‘vast’ wormenhotel gekomen op de Caliopestraat.

Net als bij de eerste casus, komt ook hier communicatie naar voren als essentieel onderdeel om Kafka te creëren en weer te de-escaleren. Een schriftelijke afwijzing zonder ruimte te bieden voor een gesprek werkt niet. Zeker niet wanneer de ene dienst (de subsidieverlener binnen de gemeente) het initiatief omarmt, maar vervolgens niet verder komt bij de beheerders van de openbare ruimte. Beide afdelingen maken begrijpelijke keuzes op hun werkveld, maar stemden deze onderling niet goed af. Wanneer dan ook waardering voor het project werd uitgesproken door de wethouder duurzaamheid maar niet door de wethouder die over de openbare ruimte gaat, is de verwarring compleet. Vervolgens is communicatie ook mensenwerk. De manier waarop een boodschap wordt gebracht is afhankelijk van welke medewerker je treft, en diens ervaring en communicatieve vaardigheden. Deels is dat mensenwerk een gegeven, een situatie als deze kan daarom zo weer gebeuren.

Maar het signaal is duidelijk, wees altijd alert op vorm en inhoud van communicatie! En zorg als gemeente dat je alleen toezeggingen doet die ook waargemaakt kunnen worden, of communiceer alsnog helder om te hoge of verkeerde verwachtingen te nuanceren. Een instrument zou zijn om een rode vlag te plaatsen wanneer een verkeerde route dreigt. De vraag is wel wie wanneer die rode vlag moet plaatsen?

Communicatie ter plekke kan ook helpen om anonimiteit weg te nemen. Rondom het wormenhotel werd uiteindelijk een gevoelsmatige doorbraak bereikt toen de initiatiefnemers samen kwamen met een lid van de ACOR en een ambtenaar van Stadsbeheer die over afvalinzameling ging. Gezamenlijk keken ze in de buurt naar alternatieve locaties. Dit leidde zowel tot een gevoel bij de initiatiefnemers dat ze gehoord werden als meer wederzijds begrip voor kansen en hobbels rondom de realisatie van het initiatief.

Als tweede relevante factor speelt ook hier de lastige combinatie van een steeds vollere stad en een toenemend aantal ruimtelijke verzoeken/claims een rol. De openbare ruimte is vol – zeker in het centrum. De hoeveelheid objecten in de openbare ruimte is de laatste tientallen jaren fors toegenomen, het contrast is groot met foto’s uit de Jaren ’60. De straat moet daarnaast toegankelijk blijven voor bijvoorbeeld mindervaliden. En het beleid van de inrichting van de openbare ruimte rust op drie pijlers: eenheid, harmonie en ruimte. Richtlijnen hiervoor zijn te vinden in het Handboek openbare ruimte. Het Handboek is dik met 536 pagina’s, maar niet alles staat erin of wordt onuitputtelijk geregeld. Zo ontbreken wormenhotels, zelfs al is het een bekende vorm van de verduurzaming van organisch huishoudelijk afvalverwerking is.

Het plaatsen van objecten in de openbare ruimte is daarmee een steeds complexere afweging tussen wat wettelijk is toegestaan (fietsen en scooters hebben bijvoorbeeld het wettelijk recht te parkeren op het trottoir) en relatief nieuwe initiatieven waarvoor nog geen regels gelden. Ook politieke keuzes spelen mee, zoals de toestemming die de gemeente(raad) heeft gegeven voor het plaatsen van verlichte reclamezuilen (mupi’s). Eenmaal verworven rechten neem je vervolgens niet meer makkelijk af. De gemeente probeert inmiddels wel met aangepaste regels bij te sturen, bijvoorbeeld door bij de verhuur van sommige winkelruimten contractueel afspraken te maken over het gebruik van de openbare ruimte voor het pand. Dit beleid is nog in ontwikkeling.

Ook zijn verschillende diensten onvoldoende op de hoogte van elkaars kaders en regels. Zo is het jammer dat in de case van het wormenhotel de subsidieverstrekker niet deelneemt aan het gesprek. De subsidie waarvan initiatiefnemers gebruik maken, betreft het ondersteunen van initiatieven die bijdragen aan de stadsbrede wens voor verduurzaming. Deze botst in het volle stadscentrum met het streven om de openbare ruimte toegankelijk te houden. Hoe kunnen subsidieverstrekker en beleidsmaker of handhaver openbare ruimte tijdig en goed samenwerken om uit deze tegenstelling komen? Het college is uiteindelijk het orgaan dat, bij conflicterende belangen, duidelijkheid moeten geven.

De systematiek rondom de indeling van de openbare ruimte is tot slot zo georganiseerd dat niet wordt gekeken naar initiatieven maar naar objecten. Hierbij komen vaak zowel de Welstand als de ACOR in beeld. De welstand is openbaar, de ACOR is een intern adviesorgaan binnen de gemeente en daarom niet openbaar. Het wormenhotel werd mede afgekeurd op basis van een negatief advies van de ACOR, dat niet publiek toegankelijk is. Ruud legt uit dat de meeste aanvragen bij de ACOR  van professionele partijen komen, niet van bewoners(organisaties) of projecten die buiten de geldende regels vallen. Voor de paar procent waaronder initiatieven als het wormenhotel vallen, is de intern gerichte werkwijze van de ACOR feitelijk niet ingesteld. Een optie is een initiatief als pilot of experiment in te dienen. Dan kan tijdelijk worden afgeweken van bestaande regelgeving en kan worden overwogen om de werkzaamheden of adviezen van de ACOR in dit soort gevallen publiek toegankelijk te maken. Ook dit vraagt een besluit van het college.

Bekijk hier de presentatie van Elisa

 

Foto’s: Marsel Loermans