STADgesprek Love me Tender: 7 aanbevelingen

Bij het uitschrijven van een tender is men vaak geneigd om vooraf zoveel mogelijk zekerheid te vragen, door strakke voorwaarden te stellen.

Bij complexe bouwplannen met een looptijd van meerdere jaren is het uitsluiten van risico’s echter een illusie: een economische crisis, stijgende bouwkosten of een oververhitte woningmarkt hebben vrijwel altijd invloed op de kosten, looptijd en de uiteindelijke realisatie van bouwplannen. Bovendien kunnen bewoners en ondernemers bij een vooraf dichtgetimmerd plan nauwelijks meepraten.

Verbeterde tenders vragen dan ook om meer transparantie, en meer flexibiliteit in de voorwaarden voor creatieve oplossingen. Maar bovenal speelt vertrouwen een rol. Hoe kunnen markt en ontwerpers het beste worden uitgedaagd een creatief plan van hoge kwaliteit te maken?

Uit het STAD gesprek ‘Love me tender – de rol van aanbestedingen in groeiend Den Haag’ kwamen zeven eensluidende aanbevelingen naar voren. Alle aanbevelingen voor aanscherping voor tenders, zoals binnenkort voor de herbestemming van de Amerikaanse Ambassade, zijn gericht op verhoging van de kwaliteit en meer transparantie.

1. Houd het simpel

Houd de projecten zo klein mogelijk. Kleine projecten zijn duidelijker, overzichtelijker en er zijn minder onzekerheden in de tijd totdat het plan daadwerkelijk gebouwd wordt. De concurrentie wordt vergroot omdat meer partijen geschikt zijn voor de uitvoering. Tenders voor complexe gebiedsontwikkelingen kunnen behapbaar worden gemaakt door te werken met zones binnen een duidelijk beeldkwaliteit plan. Ook kan kennis en advies worden ingekocht bij een ontwikkelaar.

Zorg voor een korte doorlooptijd met eerst een voorselectie en beperk de regels, dan lopen de kosten voor de deelnemers niet te hoog op. Aanbestedingen en tenders kosten projectontwikkelaars en architecten veel geld, terwijl de kans groot is dat een andere partij wint. Volgens Fred Schoorl (directeur BNA) is het een vorm van Russische roulette en moet de uitschrijver zorgen voor een vergoeding die in balans is met de gevraagde investering. Beperk de creativiteit niet met allerlei regels over de manier waarop je de visie of het schetsplan moet indienen, adviseert Ellen van der Wal (Vakwerk architecten). Door de inschrijver de vrijheid in vorm te geven, blijft het meedoen inspirerend en is er de meeste kans op een goed en creatief plan.

2. Werk met een vaste grondprijs en honorarium

Selecteer op kwaliteit in plaats van prijs. Bepaal een vaststaande grondprijs (dus geen minimum) of honorarium als knock-out criterium. Als voor alle partijen de prijs hetzelfde is, kun je selecteren op de partij die vervolgens de meeste kwaliteit levert. De plannen hoeven daardoor bovendien niet meer vertrouwelijk behandeld te worden, wat de transparantie van het proces ten goede komt. Ook projectontwikkelaars hebben volgens Margriet Schepman (Neprom) voorkeur voor een vaste prijs in de selectie.

De grondwaarde wordt door de gemeente Den Haag bepaald, door eerst de ruimtelijke kaders te bepalen, zegt Henk Harms (directeur Ontwikkeling en Realisatie gemeente Den Haag). Dit gebeurt volgens hem in transparante dialoog met de stad. De gemeenteraad stelt de nota van uitgangspunten vast. Omdat deze kaders vaak erg abstract zijn, blijft de dialoog in het verdere deel van het proces belangrijk.

3. Besteed niet elk project aan

Bij gronduitgiftes en kleinere projecten hoeft niet Europees te worden aanbesteed. De openbare Europese aanbesteding is in het leven geroepen om concurrentie en transparantie te bevorderen, vriendjespolitiek en kartels te voorkomen en partijen een gelijke kans te geven. Ook met een ontwikkelcompetitie of architectenselectie kan aan deze doelstellingen worden voldaan. Wees daarbij transparant over de redenen voor de gekozen partijen en randvoorwaarden.

4. Werk met doelstellingen in plaats van oplossingen

Stel kaders op waarbinnen naar een optimale en creatieve oplossing gezocht kan worden. Bedenk wat er bereikt moet worden. Leg dus niet in de randvoorwaarden vast, waar de parkeerplaats moet komen, maar de eis om optimale bereikbaarheid te faciliteren. En stel eisen aan de kwaliteit, zoals alle auto’s uit het zicht. Werk voor het bouwvolume met een bouwenvelop die voldoende flexibiliteit voor het ontwerp biedt.

5. Van plan naar partner

Vraag in de tender niet (alleen) naar een uitgewerkt plan, maar vooral naar de inrichting van het proces van samenwerken en de samenstelling van het team van verschillende partijen, is de aanbeveling van Helen Amerika (AKRO consult). Bij complexe en unieke plannen wordt de flexibiliteit sterk beperkt als al in de beginfase het hele plan definitief wordt vastgelegd. De neiging bestaat in een tender of aanbesteding zoveel mogelijk onzekerheden uit te sluiten.

Door de lange doorlooptijd van grotere of complexere plannen, zullen er in de loop van de tijd altijd aanpassingen nodig zijn. Vertrouwen en flexibiliteit tussen partners zijn belangrijk als het om lang lopende projecten gaat. Stel daarom een integraal ontwerp team samen met voor dit project de juiste combinatie van partners die goed kunnen samenwerken en elkaar vertrouwen. Na gunning moet men elkaar houden aan de kaders van het proces en toch inspelen op veranderingen in de tijd. Deze werkwijze geeft ook ruimte aan een constructief gesprek met bewoners en ondernemers voor inbreng van kennis vanuit het gebied. Zo wordt eigenaarschap gecreëerd en het ontwerp gedragen. Bovendien wordt voorkomen dat er opnieuw moet worden aanbesteed als de markt verandert.

6. Maak een visie op de stad

De kwaliteit van individuele projecten stijgt als deze worden ontworpen binnen een architectonische en stedenbouwkundig raamwerk voor de toekomst van de stad als geheel en voor een kleiner gebied in het bijzonder. Daaraan kunnen plannen worden getoetst om de kwaliteit van het geheel te handhaven. ‘Veel bloemen bloeien in Den Haag, maar het wil geen boeket worden’, zegt Fred Schoorl (directeur BNA). Nu komt het bij complexere plannen voor publieke gebouwen nog al eens voor dat het ontwerp achteraf tot beeldkwaliteit plan voor het gebied wordt bestempeld, waar vervolgens op wordt getoetst. Voor belangrijke plekken in de stad zou er vooraf een visie en beeldkwaliteit plan moeten zijn. Die ruimtelijke visie wordt nu vaak gemist.

7. Durf in te grijpen in het proces

Het boodschappenlijstje moet vooraf duidelijk zijn. Toch kan het voorkomen dat een plan door verdergaand inzicht beter kan. Of dat veranderingen in de economie of vraag in de (woning)markt een andere opzet vragen. Veranderingen moeten mogelijk zijn. Betrokken partijen moeten tijdig de afweging maken om in te grijpen en bij te sturen. Zorg dat de wijzigingen goed worden onderbouwd en uitgelegd aan belanghebbenden en bewoners.

Vervolg: onderzoek naar tenders en aanbestedingen

In de aanloop naar het STAD gesprek vroeg Platform STAD de Haagse architectuurcriticus-onderzoeker Tim de Boer om de totstandkoming van een viertal Haagse projecten te analyseren.

Erik Pasveer (hoofd Stedenbouw en Planologie gemeente Den Haag) ziet nog een aantal dilemma’s rondom tenders die een uitgebreidere analyse vragen, zoals hoe toetsing door de welstand zich verhoudt tot een plan waar in een tender of aanbesteding in het begin van het proces het ontwerp al wordt vastgelegd.

Pasveer vindt dat de gemeente het verloop van een aantal recente tenders en prijsvragen in Den Haag verder moet onderzoeken, en de resultaten openbaar moet maken, om daar lering uit te trekken voor toekomstige trajecten.

Platform STAD sprak op 5 april 2018 in het STAD gesprek ‘Love me tender – de rol van aanbestedingen in groeiend Den Haag’ met Fred Schoorl (voorzitter BNA), Margriet Schepman (Neprom), Ellen van der Wal (VAKWERK architecten), Helen Amerika (AKRO consult) Erik Pasveer (hoofd Stedenbouw en Planologie gemeente Den Haag) en Henk Harms (directeur Ontwikkeling en Realisatie gemeente Den Haag). Gespreksleiding: Jooske Baris (Platform STAD). Locatie: Theater aan het Spui.

Reageren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *